Guide Utilisateur Officiel

Gérez votre entreprise
intelligemment

Système de gestion intégré de nouvelle génération — pour les commerces et entreprises

📦Gestion des stocks
📄Documents & Factures
💰Paiements
📊Rapports
💬Notifications WhatsApp
🏪Agences & Entrepôts
Table des matières
🚀

1. Fonctionnalités du système

Pourquoi Genistock est le choix idéal pour votre activité ?

Rapidité extrême
Réponse instantanée pour toutes les opérations, sans délai
🔒
Sécurité totale
Chiffrement avancé et permissions granulaires par utilisateur
🎯
Précision FIFO
Valorisation exacte des stocks et suivi complet de chaque mouvement
🌐
Multi-agences
Gérez toutes vos agences et entrepôts depuis un seul tableau de bord
💬
WhatsApp intégré
Notifications automatiques aux clients et responsables via WhatsApp
☁️
Nouvelle génération
Technologie cloud moderne accessible partout, à tout moment
💡
Un système complet pour votre commerce

Genistock est conçu spécialement pour les commerces et entreprises qui souhaitent une gestion professionnelle complète, de l'achat jusqu'à la vente.

📦

2. Modules & composants du système

Tout ce dont vous avez besoin dans une seule plateforme intégrée

Modules principaux
👥
Clients & Fournisseurs
Gestion complète avec suivi des soldes et limites de crédit
📦
Produits & Stock
Catégories, codes-barres, prix, seuils min/max
📄
Documents & Factures
Devis, bons de livraison, factures, achats, avoirs
💰
Paiements
Espèces, chèques, virements, carte — partiel ou total
🏪
Agences & Entrepôts
Structure multi-niveaux avec permissions indépendantes
🏦
Comptes bancaires
Suivi des soldes, transferts espèces et chèques vers banque
🧾
Notes de frais
Remboursements employés avec validation et paiement
📊
Rapports & Notifications
Alertes en temps réel et rapports WhatsApp automatiques
👤

3. Types d'utilisateurs & permissions

Chaque utilisateur voit et fait uniquement ce qui le concerne

🔑 Admin Société
Accès complet
  • Gestion de toutes les données
  • Vue consolidée de toutes les agences
  • Validation des notes de frais
🏬 Responsable Agence
Une agence
  • Gestion de son agence uniquement
  • Documents et paiements
  • Supervision des employés
💵 Caissier
Caisse
  • Encaissement et saisie des règlements
  • Gestion de la caisse
  • Ouverture / clôture de session
📦 Magasinier
Stock
  • Réception et sortie des marchandises
  • Inventaire physique
  • Transferts inter-entrepôts
🛒 Acheteur
Achats
  • Création des bons de commande
  • Relations fournisseurs
  • Réception des marchandises
👁️ Lecteur
Lecture seule
  • Consultation des données uniquement
  • Aucune modification possible
  • Pour auditeurs et direction

🔐
Isolation automatique des données

Un employé d'une agence ne peut pas voir les données d'une autre agence. Chaque utilisateur est automatiquement limité à son périmètre, sans configuration supplémentaire.

✏️

4. Ajouter, modifier et supprimer

Des opérations simples et rapides dans toutes les sections

Ajouter
① Cliquez sur « Ajouter »
② Renseignez les champs requis
③ Cliquez sur « Enregistrer »
✓ Enregistré immédiatement
✏️
Modifier
① Recherchez l'enregistrement
② Cliquez sur l'icône « Modifier »
③ Mettez à jour les informations
✓ Cliquez sur « Mettre à jour »
🗑️
Supprimer
① Cliquez sur l'icône « Supprimer »
② Confirmez la suppression
③ Déplacé dans la corbeille
✓ Restaurable à tout moment
ℹ️
Suppression sécurisée

Rien n'est définitivement supprimé immédiatement. Tous les éléments supprimés se trouvent dans la « Corbeille » et peuvent être restaurés en un clic.

📄

5. Documents & Paiements

Un cycle commercial complet du devis jusqu'à la facture

Types de documents
💼
Devis
Proposition commerciale envoyée au client avant achat
🚚
Bon de livraison
Preuve de livraison des marchandises au client
🧾
Facture
Facture officielle de vente avec TVA
📥
Facture d'achat
Enregistrement des achats fournisseurs
📋
Bon de commande
Commande formelle adressée au fournisseur
↩️
Avoir (retour)
Retour marchandise client ou remboursement fournisseur
Modes de paiement acceptés
💵
Espèces
🏦
Virement bancaire
📝
Chèque
💳
Carte bancaire

💡
Paiement flexible et mixte

Une même facture peut être réglée avec plusieurs modes simultanément — ex. : une partie en espèces, le reste par chèque. Le système gère aussi les paiements partiels échelonnés.

Cycle de vie d'un document
1

Création du document

Choisissez le type, ajoutez le client/fournisseur et les produits

2

Vérification automatique

Le système calcule sous-totaux, remises et taxes automatiquement

3

Impression / Export PDF

Impression professionnelle ou export PDF en un clic

4

Enregistrement du paiement

Saisissez le règlement partiel ou total avec le mode de paiement

📦

6. Gestion des stocks

Suivi précis de chaque mouvement avec valorisation FIFO

Ce qui affecte le stock
Méthode FIFO (Premier entré, Premier sorti)
📊
Comment fonctionne le FIFO ?

Le système mémorise le coût d'achat de chaque lot. Lors d'une vente, il consomme d'abord le stock le plus ancien. Cela vous donne une valorisation précise du stock et une marge réelle fiable.

Alertes stock automatiques
🔄

7. Transferts inter-entrepôts

Déplacez des marchandises en toute sécurité entre entrepôts

1

Création du transfert

Sélectionnez l'entrepôt source et de destination, ajoutez les produits et quantités

2

Confirmation source

Le magasinier source confirme la sortie — le stock est immédiatement déduit

3

Confirmation réception

Le magasinier de destination confirme la réception — le stock est automatiquement ajouté

4

Transfert terminé

Un mouvement complet est enregistré des deux côtés avec horodatage et traçabilité

🔢

8. Inventaire physique

Réconciliez le stock réel avec les chiffres du système

1

Lancement de l'inventaire

Créez un inventaire pour un entrepôt précis — le système affiche les quantités théoriques

2

Comptage physique

Recherchez chaque produit et saisissez la quantité physiquement comptée

3

Analyse des écarts

Le système affiche automatiquement les différences entre quantités théoriques et réelles

4

Ajustement automatique

En un clic, le système corrige les quantités et enregistre un mouvement d'ajustement traçable

🧾

9. Gestion des notes de frais

Du dépôt de la demande au remboursement de l'employé

1

Employé : création de la demande

L'employé soumet sa note de frais avec les détails de chaque dépense et les justificatifs

2

Manager : validation

Le responsable examine et approuve ou rejette la demande avec commentaire

3

Comptable : remboursement

Après validation, le comptable enregistre le paiement au mode choisi (espèces, virement…)

⚠️
États de la note de frais

Brouillon → En attente → Validée → Payée (ou Annulée à n'importe quelle étape)

🏪

10. Agences & Entrepôts

Une structure organisationnelle multi-niveaux et flexible

Hiérarchie du système
🏢 Genistock
🏪 Agence 1
🏪 Agence 2
🏪 Nouvelle...
📦 Entrepôt vente
📦 Entrepôt achat
📦 Stock annexe
Points forts multi-agences
🔔

11. Notifications intelligentes

Le système surveille votre activité et vous alerte avant que vous ne demandiez


🔔
Notifications en temps réel dans l'interface

Les alertes apparaissent via l'icône de cloche dans la barre supérieure. Cliquez dessus à tout moment pour consulter les dernières notifications.

💬

12. Rapports WhatsApp automatiques

Communiquez avec vos clients automatiquement via WhatsApp

Configuration des rapports (Responsable uniquement)
📊
Rapport journalier responsable

Récapitulatif des factures impayées et total des retards — envoyé chaque matin à l'heure configurée

👥
Rapport périodique clients

Chaque client reçoit automatiquement son relevé de compte impayé — la fréquence en jours est configurable

🗑️

13. Suppression & Restauration

Rien n'est perdu — tout élément supprimé peut être restauré

Comment fonctionne la suppression sécurisée ?
📄
Enregistrement actif
🗑️
Corbeille
Temporaire — récupérable
Restauration
En un clic